تلفن ویپ

تلفن ویپ (VoIP) چیست و چه قابلیت‌هایی دارد؟

سرویس (VoIP) یا «تلفن ثابت سازمانی» به معنای انتقال صوت از بستر اینترنت است. به این ترتیب، شما این امکان را دارید که با بهره‌گیری از زیرساخت تلفن ویپ و استفاده از ابزارهایی مانند رایانه‌های شخصی، تلفن‌های همراه، یا دستگاه‌های تلفن مخصوص ویپ (که شباهت زیادی به تلفن‌های سنتی دارند)، با دیگران تماس بگیرید.

در واقع، VoIP کلیشه تماس تلفنی را تغییر داده و به لطف این تکنولوژی، هزینه مکالمات به شکل قابل ملاحظه‌ای کاهش یافته و ما به قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی دسترسی پیدا کرده‌ایم که در گذشته به این راحتی امکان‌پذیر نبودند.

انواع تلفن ویپ و تفاوت مدل‌ها با یکدیگر

به‌طورکلی، تلفن‌های VoIP به دو دسته تقسیم می‌شوند:
تلفن‌های ویپ مبتنی بر سخت‌افزار
انواع تلفن ویپ سخت‌افزاری از نظر ظاهری بسیار شبیه به تلفن‌های معمولی هستند اما مستقیماً به شبکه اینترنت یا شبکه داخلی (LAN) متصل می‌شوند و در سه گروه تولید می‌شوند:
الف) اولین مدل، تلفن‌های رومیزی (Desktop IP Phones) هستند که کیفیت صدای HD و پشتیبانی از PoE دارند و دارای کلیدهای قابل برنامه‌ریزی‌اند.
ب) تلفن‌های بی‌سیم (IP DECT) نیز یکی از انواع تلفن ویپ به شمار می‌روند و شامل یک ایستگاه پایه هستند که به شبکه متصل می‌شود و چندین گوشی بی‌سیم دارند.
ج) تلفن‌های کنفرانس و تصویری نیز برای استفاده در جلسات آنلاین گروهی یا فردی ابزارهای مناسبی محسوب می‌شوند.

تلفن‌های ویپ مبتنی بر نرم‌افزار
تلفن‌های تحت شبکه که بر اساس نرم‌افزار کار می‌کنند، اغلب به‌عنوان برنامه‌های موبایلی شناخته می‌شوند. این برنامه‌ها می‌توانند روی موبایل یا سیستم کامپیوتر نصب شوند.

چرا باید از گوشی تلفن ویپ استفاده کنیم؟

یکی از مهم‌ترین عوامل برای استفاده از تلفن ویپ، صرفه‌جویی اقتصادی و کاهش هزینه تماس‌ها و مکالمات تلفنی است. علاوه‌براین، تلفن‌های ویپ از کابل‌های شبکه‌ استفاده کامپیوترها استفاده می‌کنند که نیاز به سیم‌کشی جداگانه مسی برای تلفن‌ها را از بین برده و هزینه‌های نصب و نگهداری آن‌ها را کاهش می‌دهد.
همچنین، در سیستم‌های تلفن اینترنتی، نیازی به خرید کارت‌ها و سخت‌افزارهای گران‌قیمت برای فعال‌سازی امکاناتی مانند صندوق صوتی یا کنفرانس تلفنی نیست، چون این قابلیت‌ها به‌صورت نرم‌افزاری در هسته سیستم وجود دارند.

مزایای خرید تلفن VoIP برای کسب‌وکار و استفاده شخصی

تلفن VoIP محدودیت‌های جغرافیایی را حذف می‌کند. برای مثال، اگر کارمندی اتاق خود را عوض کند، تنها کافی است گوشی تلفن ویپ خود را برداشته و آن را به پورت شبکه در اتاق جدید وصل کند تا بتواند مکالمات عادی خود را از سر بگیرد. سایر مزایای خرید تلفن ویپ، عبارتند از:
شماره تلفن ویپ وابسته به موقعیت فیزیکی شما نیست و در صورت جابجایی کامل دفتر کار هم می‌توانید همان شماره را داشته باشید.
تلفن‌های ویپ دارای قابلیت‌های پیشرفته‌ای مانند تلفن گویا (IVR)، صف انتظار تماس، ضبط مکالمات، فکس اینترنتی و صندوق صوتی هستند.
وضوح و شفافیت مکالمات معمولاً بسیار بالاتر از تلفن‌های آنالوگ است.

سیستم‌های ویپ به راحتی می‌توانند با نرم‌افزارهایی مانند CRM یا سیستم‌های تیکتینگ ادغام شوند.
برقراری جلسات صوتی و تصویری بدون نیاز به دستگاه‌ها یا سرویس‌های جانبی گران‌قیمت با این تلفن‌ها به سادگی امکان‌پذیر است.
تمامی تنظیمات، گزارش‌گیری‌ها و مدیریت کاربران از طریق یک رابط کاربری تحت وب (Web-Based) در تلفن ثابت سازمانی قابل انجام است.

برندهای معتبر و محبوب تلفن VoIP در بازار

در بازار برندهای تلفن ویپ مختلفی وجود دارد اما بهترین و محبوب‌ترین برندهای تلفن‌ VoIP عبارتند از:
یالینک (Yealink): این برند چینی تلفن‌های دسکتاپ اقتصادی و تجهیزات پیشرفته کنفرانس و ویدئو کنفرانس را به بازار عرضه می‌کند که با اکثر سیستم‌های تلفن رایج سازگار است.
گرنداستریم (Grandstream): گرنداستریم تلفن‌های ساده و کاربردی، تلفن‌های مدیریتی با صفحه لمسی و تلفن‌های امنیتی و نظارتی را ارائه می‌دهد.
سیسکو (Cisco): محصولات سیسکو با تمرکز بر امنیت سازمانی، ادغام عمیق با زیرساخت‌های شبکه و پایداری بالا طراحی می‌شوند و اغلب برای محیط‌های بزرگ و پیچیده سازمانی که به یکپارچگی کامل با سرویس‌های ارتباطی یکپارچه نیاز دارند، انتخاب می‌شوند.
پاناسونیک (Panasonic): تلفن‌های تحت شبکه پاناسونیک به دلیل کیفیت ساخت ممتاز، ارگونومی خوب و دوام طولانی مدت شهرت دارند.

امکانات و ویژگی‌های سیستم تلفن VoIP

تلفن‌های ویپ ویژگی‌های منحصربه‌فردی دارند که عبارتند از:
پاسخ‌دهی هوشمند (اپراتور خودکار)
در این فرآیند، شما یک پیغام صوتی را از پیش ضبط و سیستم را طوری تنظیم می‌کنید که سیستم قادر باشد حتی در اوج ترافیک تماس، به همه ورودی‌ها رسیدگی کند و هیچ خطی بوق اشغال نزند.
انتقال تماس (Call Forwarding)
دایورت تماس در انواع تلفن ثابت سازمانی تضمین می‌کند هیچ تماسی از دست نرود و ارباب رجوع یا مشتری بی‌پاسخ نماند. این عملکرد زمانی اوج اهمیت خود را نشان می‌دهد که شما به هر دلیلی در دفتر کار یا کنار تلفن خود نیستید و می‌خواهید با هدایت تماس‌ها به یک داخلی دیگر یا حتی تلفن همراه، مطمئن شوید هیچ فرصتی را از دست نمی‌دهید.
توقف و جابه‌جایی مکالمه (Hold & Transfer)
در این شرایط، تماس‌گیرنده منتظر می‌ماند و ارتباط قطع نخواهد شد. همچنین، شما می‌توانید پس از پاسخ دادن، مکالمه را به یک شماره دیگر ارجاع دهید.
ضبط مکالمات (Call Recording)
ضبط تماس‌های ورودی و خروجی برای تیم بازاریابی یک مجموعه بسیار حائز اهمیت است تا از این طریق، نیازهای حقیقی مشتریان را شناسایی کنند و اگر در موردی مشتری از عملکرد یا نحوه پاسخگویی تیم پشتیبانی ناراضی باشد، می‌توان با مراجعه به آرشیو، صحت ادعاها را بررسی و مستندسازی کرد.
پیغام‌گیر صوتی (Voicemail)
فعال کردن صندوق صوتی تلفن VoIP در مواقعی که در دسترس نیستید یا خط شما مشغول است، باعث می‌شود تماس‌گیرنده بتواند پیغام خود را ثبت کند. پیام ضبط شده بلافاصله به ایمیل سازمانی شما ارسال می‌شود.
یکپارچگی ویپ با سیستم‌های دیگر
متصل کردن سرویس تلفن اینترنتی به ابزارهای جانبی مانند نرم‌افزار CRM (نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری) می‌تواند راندمان کلی سازمان را به شکل قابل توجهی ارتقا دهد.
کنفرانس صوتی و تصویری
شما می‌توانید با استفاده از کنفرانس صوتی، یک جلسه از راه دور را با حضور ده‌ها نفر برگزار کنید اما کنفرانس تصویری معمولا محبوبیت بیشتری نسبت به کنفرانس صوتی دارد چون مشاهده چهره و صدای توأمان می‌تواند اثربخشی کار را افزایش دهد. علاوه‌براین، با استفاده از تلفن‌های ویپ می‌توانید پرونده‌ها و پاورپوینت‌ها را با سایرین به اشتراک بگذارید.
حالت عدم مزاحمت (DND)
پس از فعال‌سازی DND، می‌توانید طوری برنامه‌ریزی کنید که تلفن اصلاً زنگ نخورد یا صرفاً یک تک‌زنگ کوتاه زده شود. همچنین، می‌توانید تماس‌های دریافتی را به صندوق صوتی ارجاع دهید.
دربازکن تحت شبکه (Door Phone)
این ویژگی امنیتی، امکان باز کردن در ساختمان را با ادغام سرویس ویپ با آیفون فراهم و به شما کمک می‌کند تا هویت فرد مراجعه‌کننده را شناسایی کرده و سپس برای باز کردن در اقدام نمایید.
موسیقی انتظار (Music on Hold)
اگر سازمان شما حجم زیادی از تماس‌های ورودی دارد و مخاطبان مجبورند مدتی را در صف انتظار سپری کنند، می‌توانید با پخش یک موسیقی ملایم یا پیام صوتی مناسب، تجربه انتظار آن‌ها را دلپذیرتر کنید.
نظارت بر مکالمات (Call Monitoring)
این قابلیت دارای سه سطح عملکردی است: سطح اول، شنود تماس (Call Monitor) است که طی آن، مدیر می‌تواند به مکالمه گوش دهد، بدون آنکه کارشناس یا مشتری متوجه حضور او شوند. سطح دوم، سطح پیام آهسته (Call Whisper) است که به این وسیله، مدیر می‌تواند با اپراتور صحبت کند و به او مشاوره دهد تا پاسخ کامل‌تر و بهتری به مشتری بدهد. سطح سوم در ورود به مکالمه (Call Barging) اتفاق می‌افتد که مدیر این امکان را دارد که مستقیماً وارد مکالمه شود و با هر دو طرف (کارشناس و مشتری) صحبت کند.

کاربردهای تلفن ویپ در خانه و سازمان‌ها

کاربردهای تلفن ویپ در محیط‌های سازمانی و خانه‌ها مقداری متفاوت است. مهم‌ترین کاربردهای تلفن ویپ در سازمان‌ها و کسب‌وکارها، کاهش هزینه‌ها و یکپارچگی شبکه، صرفه‌جویی در مکالمات بین‌المللی، بهره‌وری و مدیریت تماس‌ها و استفاده از منشی تلفنی هوشمند است.
بااین‌حال، برخی از سازمان‌های بزرگ از قابلیت‌های دیگری مانند صف انتظار تماس، ضبط و نظارت مکالمات برای پاسخگویی بهتر به مشتریان، قابلیت دورکاری در ادارات و توسعه‌پذیری آسان این تلفن‌ها نیز استفاده می‌کنند. همچنین، ادغام با نرم‌افزارهای مختلف و دریافت فکس‌ها به‌صورت فایل PDF در ایمیل سازمانی نیز از دیگر امکانات خوب تلفن ویپ است.
تلفن‌های ویپ در خانه و دفاتر کوچک نیز به لحاظ تماس‌های کم‌هزینه و بین‌المللی، استفاده از شماره ویپ در هر نقطه دنیا، استفاده از منشی تلفنی پیشرفته، توانایی برقراری کنفرانس صوتی و تصویری با خانواده یا دوستان، اتصال تلفن‌های خانگی قدیمی با استفاده از یک آداپتور تلفن به سیستم ویپ و استفاده از اپلیکیشن‌های موبایلی می‌تواند مفید باشد.

قیمت تلفن ویپ و عوامل مؤثر بر آن

قیمت تلفن‌ ویپ به طیف وسیعی از عوامل بستگی دارد. به‌طورکلی، مدل‌های اقتصادی و کارمندی ساده از قیمت‌های پایین آغاز می‌شوند و مدل‌های مدیریتی پیشرفته، کنفرانسی یا تصویری ممکن است تا چندین برابر قیمت داشته باشند. به‌طورکلی، قیمت گوشی‌های VoIP بر اساس مخاطب هدف تعیین می‌شود و تلفن‌های مخصوص اپراتورها و منشی‌ها که دکمه‌های خاص یا نمایشگرهای جانبی بیشتری دارند و برای مدیریت حجم بالای تماس طراحی شده‌اند، گران‌تر از مدل‌های ساده و استاندارد برای کارمندان عادی یا اتاق‌های استراحت هستند.

گوشی‌های مدیریتی و تصویری به دلیل سخت‌افزار پیشرفته، گران‌ هستند و وجود امکاناتی مانند پشتیبانی از چندین حساب کاربری، دکمه‌های نرم‌افزاری قابل برنامه‌ریزی و پشتیبانی از بلوتوث و وای‌فای داخلی نیز قیمت نهایی تلفن VoIP را افزایش می‌دهد.
همچنین، تلفن‌هایی که از فناوری صدای HD و کدک‌های پیشرفته صوتی پشتیبانی می‌کنند، قیمت بالاتری دارند. وجود پورت گیگابیتی در تلفن‌های VoIP هم امکان عبور داده‌های صوتی و داده‌های کامپیوتری را با سرعت بسیار بالا (۱۰۰۰ مگابیت بر ثانیه) فراهم می‌کند و هزینه بیشتری را نسبت به پورت‌های ۱۰۰ مگابیتی در بر دارد.
قابلیت‌هایی مانند پورت اتصال هدست‌های الکترونیکی (EHS)، پورت USB برای اتصال ماژول‌های جانبی و امکان اتصال ماژول‌های توسعه کلید فیزیکی در کنار شهرت و کیفیت برند نیز در افزایش قیمت این تلفن‌ها نقش دارد.

نکات مهم در هنگام خرید تلفن ویپ

برای اطمینان از خرید بهترین تلفن ویپ باید به چند معیار حیاتی توجه کنید:
اگر نیاز به امکانات پیچیده ندارید، تلفن‌های بدون صفحه نمایش رنگی و دارای دکمه‌های ساده کافی است اما اگر به منشی نیاز دارید بهتر است تعداد زیادی خط مجهز به کلیدهای قابل برنامه‌ریزی (BLF) خریداری نمایید.
مدیران اغلب به تلفن‌هایی با صفحه نمایش رنگی و بزرگ‌تر، کیفیت صدای HD، پشتیبانی از بلوتوث/Wi-Fi و گاهی اوقات قابلیت‌های تصویری نیاز دارند.
مطمئن شوید تلفن از صدای Wideband یا HD Voice پشتیبانی می‌کند. این ویژگی وضوح مکالمه را به شکل چشمگیری افزایش می‌دهد.
اگر سوییچ‌های شبکه شما از PoE (تأمین برق از طریق کابل شبکه) پشتیبانی می‌کنند، تلفنی بخرید که این قابلیت را داشته باشد.
برای جلوگیری از کاهش سرعت کامپیوتر متصل به تلفن، مدل‌هایی را انتخاب کنید که دارای پورت شبکه گیگابیتی هستند.
مطمئن شوید تلفن دارای پورت هدست اختصاصی (RJ9 یا USB) باشد.
در نهایت، خرید تجهیزات شبکه و تلفن ویپ، نیازمند اطمینان از کیفیت، اصالت و پشتیبانی فنی است. ما در کوشا الکتریک تلاش می‌کنیم تا تجربه خریدی بی‌دغدغه را برای شما فراهم کنیم. تمامی محصولات ما با گارانتی معتبر ارائه می‌شوند. همچنین تیم فنی «کوشا الکتریک» آماده ارائه خدمات پس از فروش کامل برای راه‌اندازی، پیکربندی و حل هرگونه مشکل احتمالی است.